Bilancio e Consuntivo visti dai genitori

dal sito AGETOSCANA

1) L'importanza strategica del bilancio2) Il Bilancio: come funziona3) Dove guardare: L'Avanzo di amministrazione4) Dove guardare: Le Entrate5) Dove guardare: Progetti e Attività6) Residui, fondo di riserva, minute spese, partite di giro7) La circolare di bilancio n. 9537 del 14.12.20098) Gestione finanziaria e Consiglio d'istituto 9) Le variazioni di bilancio 10) Il Conto consuntivo

1) L'importanza strategica del bilancioPuò non sembrare, ma le chiavi di una scuola sono nascoste nel suo Programma annuale meglio conosciuto come Bilancio. Spesso i genitori si lamentano di non poter avere per i propri figli ciò che più desiderano per loro, laboratori multimediali o corsi di musica, e la motivazione è sempre che non ci sono soldi a sufficienza.A volte ci giungono segnalazioni di un uso improprio dei contributi dei genitori: magari per pagare la tassa di rimozione dei rifiuti oppure per i materiali per le pulizie. La responsabilità è anche dei genitori che fanno parte del Consiglio di Circolo (o d'Istituto) e non fanno nulla per impedire simili abusi.E' necessario, come abbiamo detto più volte, che chi accetta la carica di Presidente o Consigliere studi seriamente le principali normative che regolano il funzionamento della scuola. Bilancio e contabilità sono effettivamente lo scoglio più arduo da affrontare, ma bastano un'informazione adeguata e un po’ di buona volontà per potersi orientare.

2) Il bilancio: Come funzionaL'esercizio finanziario ha inizio il 1° gennaio e termina il 31 dicembre. Tutta l'attività finanziaria di una scuola deve essere compresa in un unico documento contabile detto Programma annuale o bilancio. Secondo l'art. 2 del Regolamento contabile (D.I. 44 del 1-2-2001) entro il 31 ottobre di ogni anno la Giunta esecutiva lo deve proporre al Consiglio d'istituto per l'approvazione unitamente a un’apposita relazione e al parere di regolarità contabile dei revisori dei conti; la relativa delibera è adottata dal Consiglio d'istituto entro il 15 dicembre. In realtà il consiglio può approvare il Programma annuale entro 45 giorni dall’inizio dell’anno finanziario, ossia entro il 14 febbraio. Solo se si supera tale data il dirigente è tenuto ad avvisare l’Ufficio scolastico regionale, che nominerà un commissario incaricato dell’approvazione. Questo ulteriore lasso di tempo permette alle scuole di raccogliere notizie certe sulle risorse disponibili e fare una previsione il più aderente possibile alla realtà. Nella relazione della Giunta sono illustrati gli obiettivi da realizzare e la destinazione delle risorse in coerenza con il Piano dell'offerta formativa (P.O.F.). A ogni singolo progetto compreso nel programma e predisposto dal dirigente è allegata una scheda illustrativa finanziaria redatta dal direttore dei servizi generali e amministrativi; per ogni progetto deve essere indicata la fonte di finanziamento e la spesa complessiva prevista per la sua realizzazione. Nel momento in cui il Consiglio approva il Programma autorizza il dirigente all'accertamento delle entrate e all'assunzione degli impegni di spesa lì previsti. Il Programma deve essere affisso all'albo dell'istituzione scolastica entro quindici giorni dall'approvazione e inserito -dove esiste- nel sito web della scuola.L'attuazione del programma annuale spetta al dirigente scolastico, che ha la responsabilità di gestione. Nel caso in cui la realizzazione di un progetto richieda l'impiego di risorse superiori a quanto programmato, il dirigente può superare di un massimo del 10% la spesa prevista per quel progetto, attingendo le risorse necessarie dal fondo di riserva.
3) Dove guardare: L'Avanzo di amministrazioneL'Avanzo di amministrazione è la consistenza finanziaria della scuola al 31.12 di ogni anno e costituisce la base su cui costruire il nuovo bilancio.E' pari a: Fondo di cassa+ Entrate accertate ma non riscosse- Spese impegnate ma non pagate.In una gestione economica ideale l'avanzo dovrebbe tendere a zero, a testimonianza di un'accurata gestione che ha saputo mettere a frutto tutte le risorse disponibili.Capita però che molte scuole vantino di crediti nei confronti dello Stato o di altri enti (residui attivi) e allora l'avanzo di amministrazione cresce a dismisura. Oppure non si è saputo programmare bene e le risorse giacciono lì inutilizzate invece di essere messe a frutto per una migliore offerta formativa.E' sempre bene verificare consistenza e natura dell'avanzo di amministrazione, chiedendo delucidazioni su come e perché si è costituito.N.B. L’Avanzo si suddivide in fondi vincolati e non vincolati:i fondi vincolati devono essere ricollocati lì da dove provengono (stipendi, spese pulizie)i fondi non vincolati possono essere usati secondo le necessità
4) Dove guardare: Le EntrateLe entrate sono delle risorse fresche che alimentano il nostro bilancio. La scuola ne viene informata dalle circolari ministeriali e dalle delibere degli enti locali, oppure dai versamenti che i genitori fanno sui conti postale e bancario.Le entrate debbono essere imputate a bilancio secondo la volontà espressa dal versante: molte saranno pertanto vincolate (stipendi, fondo dell'Istituzione scolastica, aggiornamento, ditta di pulizie, sicurezza, progetto Amico libro da parte dello Stato; inserimento alunni extra comunitari o acquisto arredi da parte dell'ente locale; assicurazione, gite, progetti da parte dei genitori), altre invece (funzionamento amministrativo e didattico, diritto allo studio, contributo volontario dei genitori, interessi bancari e postali) possono essere usati liberamente dal Consiglio per conseguire le finalità del POF.Nel bilancio delle scuole le entrate sono contraddistinte da un codice numerico secondo la loro provenienza: 1=Avanzo di amministrazione; 2=Finanziamenti dello Stato; 3=Finanziamenti delle Regioni (in particolare quelle autonome); 4=Finanziamenti europei e degli Enti locali; 5=Finanziamenti di privati (Genitori); 7=Altre entrate (Interessi bancari e postali).Ai genitori interesserà soprattutto sapere a quanto ammonta il contributo delle famiglie e come viene utilizzato; qual è il finanziamento del Comune e a cosa è destinato; come vengono spesi gli interessi.
5) Dove guardare: I Progetti e le AttivitàA differenza dei normali bilanci, in cui a fronte delle entrate ci sono le uscite, il programma annuale delle scuole ha una struttura particolare. Le entrate si suddividono in Progetti e Attività a secondo della loro natura e provenienza creando delle schede di bilancio; solo a quel punto (una volta suddivise le entrate) si inizia a parlare di spese.I Progetti sono caratterizzati da un numero progressivo e da un titolo. Ciascuna scuola esplica la propria autonomia individuando i progetti all'interno del POF e dando loro una dotazione finanziaria.Le Attività invece sono uguali per tutte le scuole. Nell’A1–Funzionamento Amministrativo confluiscono i fondi statali per il funzionamento, la ditta di pulizie e la sicurezza e i fondi comunali delle spese di segreteria (spese postali, registri e fascicoli, cancelleria). Nell’A2–Funzionamento didattico avremo finanziamenti statali per il funzionamento, per l'aggiornamento e la mensa gratuita per i docenti, i fondi comunali per il diritto allo studio e i contributi dei genitori, l'assicurazione e le attività didattiche.Nell’A3–Spese di personale confluiranno i fondi statali vincolati destinati a retribuzioni e compensi: stipendi supplenti, fondo istituto, ore eccedenti in sostituzione dei colleghi assenti, funzioni strumentali e incarichi specifici.Ci sono poi le Gestioni, ad esempio quella in conto terzi, che riguardano però solo pochissime scuole.Attività, Progetti e Gestioni sono strutturati tutti allo stesso modo: da un lato le entrate, che come abbiamo visto provengono dalle entrate generali per la parte di competenza, e dall'altra le uscite.Occorre programmare attentamente la dislocazione delle risorse per evitare la carenza di fondi in alcuni Progetti e il contemporaneo ristagno in altri. Una spesa equilibrata in attività e progetti è sintomo di una sana amministrazione.In corso d'anno è possibile operare variazioni di bilancio a fronte di nuove entrate, mentre occorre motivare adeguatamente prima di poter effettuare spostamenti di fondi (storni) da una scheda di progetto ad un'altra.
6) I residui, il fondo di riserva, le minute spese, le partite di giroPer muoversi agevolmente all’interno di un qualsiasi bilancio occorre padroneggiare alcuni concetti basilari, ad esempio i residui. Le entrate accertate ma non riscosse durante l'esercizio e le spese impegnate e non pagate entro la fine dell'esercizio costituiscono, rispettivamente, residui attivi e passivi (e cioè i crediti e i debiti che gravano sulle nostre finanze). Per cui l’avanzo di amministrazione al 31 dicembre è pari al fondo cassa più i crediti (residui attivi) meno i debiti (residui passivi).Il Fondo di riserva serve per tamponare eventuali fabbisogni in corso d’anno e può essere accantonato fino a un massimo del 5% della dotazione ordinaria. Visto che da qualche anno la dotazione ordinaria comprende Funzionamento, Stipendi e Fondo d’Istituto, il fondo di riserva potrebbe essere considerevole. Considerata però la scarsità di risorse, non conviene immobilizzare nel fondo di riserva più di un migliaio di euro.Il Fondo per le minute spese (art. 17 del Regolamento contabile) è affidato al direttore dei servizi generali e amministrativi, che lo utilizza per le quotidiane esigenze della scuola (duplicati di chiavi, raccomandate urgenti, acquisto di beni particolari e dal costo ridotto) per le quali è sconsigliabile il ricorso al consueto metodo dei tre preventivi. Ogni movimento deve essere accuratamente documentato, registrato e rendicontato ai revisori dei conti.Si chiamano partite di giro quelle somme che la scuola da un lato incassa e dall’altro versa per lo stesso importo, facendo di fatto solo da tramite per un pagamento.
7) Programma annuale 2010: la circolare 9537 del 14.12.2009L’approvazione del programma annuale per il 2010 si preannuncia alquanto difficoltosa. A fine di dicembre è stata emanata la circolare ministeriale n. 9537 datata 14.12.2009 nella quale sono previsti stretti vincoli per la programmazione delle scuole.Il Ministero ha fissato un budget complessivo per stipendi dei supplenti, funzionamento, fondo dell’istituzione scolastica, ditta di pulizie ed esami di Stato e ha affermato che i fondi perverranno alle scuole a cadenza trimestrale. Il problema sorge quando la circolare dà disposizioni di non superare l’importo assegnato per le supplenze. “Nel caso in cui si rendesse necessaria, in via eccezionale, un’ulteriore entrata per remunerare personale supplente breve, determinando una spesa complessiva superiore a quella data da un tasso d'assenteismo medio nazionale per tipologia di scuola, potranno essere attribuite altre risorse previa verifica dell'effettiva inderogabilità dell'ulteriore fabbisogno”.Se fino ad ora le scuole riuscivano in qualche modo a recuperare gli stipendi pagati, adesso è fatto espressamente divieto di “iscrivere ulteriori importi in entrata” a carico del Ministero.C’è poi la disposizione di ridurre del 25% la spesa per le ditte di pulizia. Per legge le ditte aggiudicatarie potrebbero recedere dal contratto, in quanto si supera il tetto del 20% consentito dal codice civile, ma sembra di capire che le ditte accetteranno la variazione e che pertanto il servizio sarà ridotto di un quarto, con notevoli ricadute sull’organizzazione dei servizi di sorveglianza e di pulizia.La circolare conclude con due disposizioni inquietanti: la prima “segnala l’opportunità di applicare l’avanzo di amministrazione presunto, nell’entità pari al fondo di cassa al netto dei residui passivi, per far fronte ad eventuali deficienze di competenza”. In sostanza si dice di non far comparire i debiti nell’avanzo di amministrazione per non andare in rosso.L’altra indicazione dispone che “l’avanzo di amministrazione determinato da residui attivi di competenza di questa Direzione Generale, va inserito opportunamente nell’aggregato Z - Disponibilità da programmare, fino alla loro riscossione”. Questo può far pensare a un prossimo annullamento dei crediti vantati dalle scuole nei confronti del Ministero, per lo più per stipendi pagati ai supplenti e per i quali non sono giunti i relativi finanziamenti.
8) Dirigente scolastico, gestione finanziaria e Consiglio d'istitutoIl DPR 165/2001 affida al dirigente scolastico la gestione della scuola. Questo si inserisce perfettamente nel quadro della scuola dell'autonomia, con la netta distinzione fra organi di indirizzo (Consiglio d'istituto), tecnici (Collegio dei docenti) e gestionali (dirigente scolastico).Da ciò discende inevitabilmente che, una volta che il Consiglio d'istituto ha approvato il bilancio di previsione (Programma annuale), il dirigente è legittimato ad acquistare beni e servizi fino a concorrenza della cifra deliberata. Se ad esempio nel Funzionamento didattico (A02) figurano 6.000,00 euro sul facile consumo (cancelleria, carta, ecc), 3.000,00 euro per aggiornamento e 2.000,00 euro per contratti con esperti, il dirigente potrà impegnare queste cifre come meglio ritiene opportuno, dovendo rispettare solo l'obbligo di buona amministrazione e la coerenza con il POF. Terrà pertanto conto delle indicazioni del Collegio dei docenti e dei Consigli di classe, ma nessuno potrà obiettare sulle sue scelte gestionali (priorità da attribuire alle varie spese, modalità di scelta dei contraenti ecc).Se la realizzazione di un progetto richiede l'impiego di risorse superiori alla dotazione finanziaria, il dirigente può ordinare la spesa eccedente -nel limite massimo del 10% della dotazione originaria del progetto- facendo ricorso al fondo di riserva. Entro i successivi 30 giorni dovrà chiedere al Consiglio d'istituto la ratifica e la conseguente modifica del programma annuale.La normativa prevede anche altri momenti di verifica del Consiglio d'istituto sull'operato del dirigente. In primo luogo è il Consiglio a dare al Collegio dei docenti gli indirizzi per la stesura del POF e poi a procedere all'approvazione finale. Il Consiglio stende anche i criteri per il reclutamento degli esperti ed è previsto che una copia dei contratti e delle convenzioni conclusi sia messa a disposizione del Consiglio di istituto nella prima riunione utile.Va sottolineato che, se il Consiglio d'istituto non inserisce una determinata voce nel Programma annuale, non è possibile per il dirigente procedere ad alcuna spesa. Se ad esempio nel Progetto Sport non è prevista la voce Consulenza di esperti esterni, l'intero progetto dovrà essere svolto dal personale interno alla scuola. Perciò se in corso d'anno si verifica la necessità di inserire una nuova voce di spesa occorre procedere all'approvazione delle variazioni di bilancio (vedi più avanti).Il dirigente è tenuto a presentare una relazione di accompagnamento al Programma annuale, nella quale sono illustrati gli obiettivi da realizzare e la destinazione delle risorse in coerenza con le previsioni del piano dell'offerta formativa; nella stessa sono sinteticamente illustrati i risultati della gestione in corso alla data di presentazione del programma e quelli del precedente esercizio finanziario.Il Regolamento contabile stabilisce infine che il Consiglio verifichi entro il 30 giugno –e cioè alla fine delle attività didattiche- le disponibilità finanziarie dell'istituto nonché lo stato di attuazione del programma. Il direttore amministrativo predispone a tal fine un’apposita relazione sulle entrate accertate e sulla consistenza degli impegni assunti e dei pagamenti eseguiti.
9) Le variazioni di bilancioIn genere a gennaio si ha notizia soltanto di una parte delle entrate che andranno ad alimentare il Programma annuale. ‘Contributo volontario dei genitori’, ‘gite scolastiche’, finanziamenti per ‘handicap’, ‘aggiornamento’ e ‘nuove tecnologie’ sono alcune delle voci che verosimilmente entreranno a far parte del nostro bilancio in corso d’anno.Può verificarsi anche il caso opposto, ossia quello di spese inizialmente non preventivate (es: adesione a un nuovo progetto; sottoscrizione di un contratto). In questo caso occorre reperire le risorse trovando nuove fonti di finanziamento (presso genitori, Enti locali, sponsor ecc) oppure attingendo al fondo di riserva o spostando le risorse (storno) da una voce a un’altra del nostro Programma. Sono vietati gli storni nella gestione dei residui nonché tra gestione dei residui e quella di competenza. Quale che ne sia il motivo, apportare modifiche al bilancio equivale a cucirlo meglio addosso alla nostra scuola e alle sue esigenze. Le entrate debbono sempre andare a pareggio con le uscite e la variazione deve essere approvata dal Consiglio d’istituto. Solo nel caso in cui ‘entrata sia vincolata (stipendi, gite ecc.) la variazione può essere adottata con decreto del dirigente scolastico da trasmettere per conoscenza al Consiglio di istituto.Le variazioni di norma non possono essere apportate nell’ultimo mese dell’anno finanziario -e cioè in dicembre- salvo motivate esigenze. Gli incassi che si dovessero verificare negli ultimi giorni dell’anno saranno qualificati come ‘maggiori entrate’ e come tali saranno trattati in sede di conto consuntivo. Può apparire superfluo sottolinearlo, ma non è assolutamente possibile apportare variazioni a un esercizio finanziario dopo il 31 dicembre di quell’anno.
10) Il Conto ConsuntivoDi variazione in variazione, il Programma annuale va ad assumere il suo profilo definitivo fino a che, nella primavera dell’anno successivo, giunge il momento di tirare le somme. Entro il 15 marzo il direttore amministrativo predispone il Conto consuntivo, che a sua volta deve essere proposto al Consiglio d’istituto entro il 30 aprile.A differenza del bilancio di previsione, che non può essere approvato senza la delibera della Giunta esecutiva, il bilancio consuntivo necessita della relazione dei Revisori dei conti prima di poter essere sottoposto all’approvazione del Consiglio d’istituto.C’è da dire che la presa di posizione da parte di alcuni consiglieri di non approvare il conto consuntivo è del tutto velleitaria, perché non si tratta d’altro che di tirare le conseguenze di ciò che è stato deliberato l’anno prima. Da un punto di vista più strettamente contabile c’è anche da far tornare i conti fra residui, maggiori spese e minori accertamenti, ma nella quasi totalità dei casi si tratta di aspetti di scarso interesse per i genitori.L’aspetto veramente interessante del conto consuntivo è vedere in che modo sono state messe a frutto le risorse. Uno dei controlli tipici dei Revisori dei conti è quello di verificare la percentuale di impiego delle risorse, che è una prima misura dell’efficacia della gestione. Se un progetto evidenzia un mancato o uno scarso utilizzo dei finanziamenti a disposizione è opportuno chiederne i motivi ed eventualmente sollecitarne la realizzazione nell’anno in corso.E’ bene poi chiedere l’ammontare dei contributi dei genitori e il modo in cui sono stati utilizzati.Da una lettura più attenta si possono cogliere altre informazioni interessanti:- le somme impegnate per ogni attività o progetto, suddivise per voci di spesa (Mod. I);- il fondo cassa al 31 dicembre, i residui rimasti da riscuotere, le somme restate da pagare (Mod. J e L);- l’entità della spesa per stipendi, compensi accessori al personale, esperti (Mod. M);- aumenti e diminuzioni del patrimonio suddivisi per categorie di beni mobili (Cat. I-Beni costituenti la dotazione degli uffici; Cat. II-Libri e pubblicazioni; Cat. III-Materiale scientifico, di laboratorio, ecc.) e per risorse finanziarie (Mod. K);- la spesa distinta secondo le varie tipologie (spese di personale, beni di consumo, servizi, oneri, beni inventariabili ecc.) (Mod. N).Queste informazioni, se non sovrabbondanti (ricordiamo che l’eccesso di informazione ha l’effetto di disinformare), possono essere utili strumenti per valutare il lavoro svolto e orientare in modo consapevole le nuove scelte.
Newsletter Bilancio n. 1 del 27.1.2010